情報の一元化についてメリットから成功のポイントまで解説！
日々業務をこなしていく上で「あの書類どこいった？」「あのデータは自分のPCか会社のPCどっちに保存してるっけ」このような経験があるはずです。
これらは日々の業務効率を下げてしまっています。
このような無駄な手間を省けるのが情報の一元化です。
情報の一元化についてこの記事を通して学んでいきましょう。
情報の一元化って何？
情報の一元化とは、様々なシステムに点在している情報をひとつにまとめることをいいます。
また、このまとめた情報を管理・活用することまでを情報の一元化ということもあります。
企業や部署によって、顧客の情報や従業員の情報を管理しているシステムが違うことがよくあります。
日常生活で例えるならば、包丁は台所にあるけれど、まな板はリビングに、調味料は2階の部屋にあるようなものです。
これでは料理に時間がかかり、美味しい料理はできません。
料理に必要なものを全て台所に置くように、ひとつの場所にまとめて活用することを情報の一元化といいます。
似ている言葉との違い
「一元化」に似ている言葉として「一括管理」、「集中管理」というものがあります。
「一括管理」と「集中管理」は、情報を1箇所に集約するという点では同じです。
「一元化」は管理方法まで統一するという点でこの2つの言葉とは異なります。
情報の一元化のメリットとは？
情報一元化についてわかっていただけたところで、情報一元化のメリットについて解説していきます。
情報検索がしやすくなる
情報がひとつのシステムにまとめられていることで、業務に必要な情報を探すのが簡単になります。
何か業務に必要な情報がある時、自分のPCの中から探すだけでも大変なのにこれが会社のどこかにあるとなれば、探すのにとても時間がかかることは予想できるでしょう。
データベースなどのシステムによって管理することで、欲しい情報を検索するだけで欲しい情報が得られます。
情報の一元化を実施することで、業務にかかる無駄な手間を省くことができるというわけです。
生産性が向上する
先ほどのメリットにつながる部分もありますが、情報の一元化によって様々なコストを削減することができます。
業務にかかる無駄な手間を省くことで、短い時間でたくさんの業務を進めることができます。
これにより、従業員が残業する時間が減ります。
これは人件費、光熱費の削減が実現できるというわけです。
コストが削減され、従業員の業務の効率化が同時に実現され、会社として生産性が向上していることになります。
離職率が低下する
情報の一元化によって従業員の作業効率がよくなることで、従業員は仕事に対して余裕を持つことができます。
余裕ができることによって従業員同士のコミュニケーションが活性化され、働きやすい環境になります。
情報の一元化のデメリットとは？
情報の一元化には、大きなメリットがありますが、メリットばかりではありません。
ここからは、情報の一元化を実施するデメリットについて解説していきます。
システムが複雑になる
これまでのシステムを使い慣れている人からすると、情報の一元化をすることでシステムが複雑になったように感じる人が出てきます。
また、社内の情報全てを一元化しようとすると情報量が多くなり、むしろ逆効果になってしまうこともあります。
何を一元化して管理するかということをしっかりと考えて、情報の一元化を実施することが大切です。
社内の意識改革が必要
社内の情報を一元化することで、従業員全員が様々なデータを扱うことができるようになります。
これは情報漏えいなどの様々なリスクを負うことになります。
このリスクを避けるために、従業員全員をしっかりと教育し、様々な情報を扱うということに対して責任を負ってもらわなくてはいけません。
このように従業員の意識改革を行わなければ、情報の一元化のメリットを最大限に発揮することは難しくなってしまいます。
導入コストがかかる
情報の一元化を実現するためには導入コストがかかります。
扱う情報の範囲によって導入コストは変わりますが、比較的高価になることが多いです。
最低でも数百万円程度の初期費用がかかることを想定しておきましょう。
また、このシステムを導入後に維持していくのにもコストがかかることを忘れてはいけません。
情報の一元化がしやすいものとそうでないもの
デメリットのひとつとしても触れましたが、社内の情報全てを一元化すれば良いというわけではありません。
むやみに全ての情報を一元化することは、逆効果になってしまうこともあります。
情報の一元化がしやすいものとそうでないものを解説していきます。
一元化しやすいもの
一元化しやすいものの特徴は、日々更新されていくものです。
例えば毎日変更のある従業員のスケジュールやタスクがわかりやすい例として挙げられます。
また、多くの人が必要とする情報も一元化しやすいものです。
特定の少ない人が必要とする情報を一元化するより多くの人が必要とする情報を一元化することで多くの従業員の生産性が上がります。
数値で表せるものも一元化しやすく、売上や顧客情報がその一例です。
一元化しにくいもの
一元化しにくいものの特徴は、情報漏えいが起こってしまうと困るものです。
従業員の情報や、顧客情報、取引先の情報などがその例です。
情報の一元化をすることで、このような情報を扱うことのできる人が増えます。
教育をしっかりしてもリスクが高まってしまうことに変わりはありません。
プライバシー管理が必要なものは、そもそも一元化の対象にするべきかどうかをしっかり考えて判断しましょう。
情報の一元化の方法
実際に、情報の一元管理をしようとしても何から始めれば良いかわからない人も多いと思います。
どのような方法で進めていけば良いのか解説していきます。
個別業務の一元化
一元化を行うことによる一番大きなメリットは効率化です。
個人の業務に一元化を実施する必要性を感じている人は少ないかもしれません。
そのやり方でなれているはずですし、「自分のやり方を変えるのもな、、」と思ってしまうはずです。
しかし、初めは効率が悪くなってしまっても新しい方法に慣れれば今よりもさらに業務をスムーズに進められるようになります。
以下から一元化するべき個別の業務を紹介していきます。
資料
これまで情報の共有には、様々な書類が使われてきました。
紙ベースのもので行われている場合、手違いや書類の紛失などが起こってしまいます。
しかし、書類を一元化することで手違いや紛失はなくなります。
スケジュール
スケジュール管理は、社会人としてしっかりしなければいけません。
手帳だったり携帯だったり様々な媒体でスケジュール管理をしていると思います。
プライベートと仕事で分けている人もいるかもしれません。
取引先との予定を決める際に、自分の予定を把握しておらず、ダブルブッキングしてしまう可能性もあります。
一元管理し、いつでも確認できるようにしておきましょう。
タスク
従業員のタスクを一元管理することで業務効率が上がります。
優先順位などがわかりやすくすることでタスク漏れを防ぐことができます。
包括的な業務の一元化
企業全体の情報を一元化することで、社内の状況を正確にかつリアルタイムで把握することができます。
これは企業戦略を考える上で欠かせません。
以下から一元化するべき包括的な業務を紹介していきます。
在庫
在庫情報の一元管理は、販売状況と購買状況を把握する上で非常に大切です。
見積もりや受注、売上状況など業務別に情報が管理されていると、正確な在庫を把握するのはとても難しくなります。
一元化することで仕入れから販売までの状況が把握しやすくなり、在庫の管理が容易になります。
工数
複数の部署が関わるプロジェクトや工場では、工数管理がとても重要です。
工数を一元化することでどこにボトルネックがあるのか把握できたり、効率的な人員配置の仕方を判断することができます。
これは、改善点がわかりやすくなることにつながり、従業員のモチベーション向上にもなります。
経費
経費には、様々な項目があり日々発生するものです。
このひとつひとつを申請から承認、精算までしっかりとする必要があります。
お金が関わることなのでミスは許されません。
システムを用いて経費を一元管理することで、ミスなくスムーズに進めることができます。
顧客
どんな企業にも顧客が存在します。
その顧客は個人や企業と様々あります。
対象が誰であっても顧客のニーズを把握し、サービスや商品を提供しなければ顧客と良い関係を築けません。
顧客の購買情報などを分析することで、顧客のニーズを把握できます。
顧客情報の分析を正確に行うためには、整理されたデータが必要です。
顧客情報を一元化し、企業戦略の策定に役立てましょう。
情報一元化を実施するポイント
情報の一元化を実施する際に、いくつかポイントを抑えながら進めていくことでうまくいきます。
ここでは、管理方法やデータの扱い方などポイントを3点解説していきます。
ツールの選び方に注意する
一元化をする際に、どのようなツールを選ぶかはとても重要です。
一元化したい範囲に合わせたものや使いやすさを重視して選ぶと良いでしょう。
使いにくいものや使い方が難しいものは従業員の不満につながります。
従業員の賛同を得る
情報の一元化を実施する前に、必ず従業員の賛同を得られるようにしましょう。
反対派が多いままでは、導入しても十分な効果を得られません。
情報の一元化の必要性やメリットをしっかりと説明し、理解を得てから導入することが大切です。
セキュリティ対策をしっかりする
情報の一元化を行うことで、情報を扱うことのできる人が増えます。
これまでよりもセキュリティ対策に力を入れなければいけません。
また、データをひとつの場所で管理するので、サイバー攻撃などを受けてしまった場合、全ての情報が漏えいしてしまいます。
しっかりとセキュリティ対策について考えましょう。
マスタデータ管理にはJ-MDM
マスタデータの管理は、企業の運営をしていく上で非常に重要です。
J-MDMを利用することで、マスタデータの一元化を実現できます。
J-MDMは「変化に迅速・低コストで対応できる、高品質で柔軟なマスタ統合管理・システム連携基盤」をソリューションとしています。
マスタデータの管理にお困りの際は、ご相談ください。
まとめ
情報の一元化のメリットや、実施のポイントを解説してきました。
情報の一元化を実施することで、様々なメリットを得ることができますが、成功させるためには様々なハードルがあります。
適用範囲の決定や従業員の教育をしっかり行い、情報の一元化を取り入れてみてはいかがでしょうか。
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